大学や独立行政法人には、役員会が置かれていて、そこで重要事項が決定されます。
その役員会でいきなり提案されて、すぐに決定というのは難しいので、事前に時間をかけて調整が行われるのがよくある形だと思います。私の経験では、その事前調整の会議は、毎週１回といったことが多かったものです。そこで、懇談会的に担当役員から案件が提出され、自由に意見を言ってもらい、必要な部分は修正してから、正式な役員会に臨むというやり方でした。国立大学では、役員会以外にも、教育研究評議会や経営協議会での了承も必要でした。同じようなことを審議していくので、もう少し効率的なやり方があると思ったものです。
ある大学では、役員会では、基本的に役員が資料を説明し、質疑応答も全部、その担当役員が受けるというところがありました。そうなると全部自分が勉強しなければなりません。担当者が作成した資料を隅々まで目を通して、全部理解して、どんな質問がきても対応できるようにしておきました。役員会には、外部役員という人たちもいて、彼らは教育の専門家ではないので、思いもよらない質問もしてきます。それでも、それにていねいに答えていったものです。毎回が、冷や汗ものですが、なんとか乗り切ってきました。
おそらく多くの大学では、役員は概要を発言して、担当課長や担当部長が詳細を説明して、細かい質問は担当課長等が受けるというところが多いのではないでしょうか。国会では、国会議員からの質問に対して、大臣、副大臣、政務官が発言するだけでなく、詳細については政府参考人である局長等が説明することがあります。そのような形が、一番落ち着くような気がします。
学長や理事長など偉大すぎて、役員といえども、まして担当部長や課長が、そのトップの方に対して、意見を言えないというようなこともありがちです。私もそれに近いことを経験しました。少しおかしいと思っても会議の場で反対するような意見は出しづらく、そのまま決定ということもありました。そのようなことが長く続くと、組織が悪い方向に行くのをだれも止められなくなります。気づいたときには、もう手遅れとなってしまいます。自分の反省も込めてですが、ぜひ、風通しのよい組織にしたいものです。
大学の教員はみな忙しいので、会議をセットするのは一苦労です。ある大学では、会議をある特定の曜日、例えば火曜日に設定するという方法をとっていました。その大学では、朝から夕方まで、会議が続きますが、その他の曜日は少し自由になるので、いい方法だと思ったものです。
